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Ausschreibungsservice.

Übersicht der Leistungsphasen.

Analyse und Angebotserstellung.


In einem ausführlichen Erstinformationsgespräch beraten wie Sie über unsere angebotenen Serviceleistungen und besprechen mit Ihnen die Bewertungskriterien der Ausschreibungs- und Vergabearten, wobei u.a. das bisherige Jahresvolumen Berücksichtigung findet sowie die Beurteilung, ob es sich um ein nationales Ausschreibungsverfahren handelt oder bereits EU-Recht angewandt werden muss. Im Anschluss stellen wir Ihnen ein auf Sie zugeschnittenes kostenloses Angebot zusammen.

Bestandserfassung.


Für die optimale Vorbereitung ist es wichtig festzustellen, welche unterschiedlichen Raumgruppen vorhanden sind. Wenn keine Objektpläne vorliegen, wird ein Aufmaß mittels Lasermessverfahren erstellt. Zudem wird ermittelt, welche Bodenbelagsarten und Oberflächen vor Ort vorhanden sind, um die sachgemäße Behandlung aller Flächen sicherzustellen. Bereits vorhandene Leistungsverzeichnisse werden geprüft und wir halten fest, welcher Service vom Dienstleister erwartet wird.

Optimierung – Erstellung und Anpassung der Leistungsverzeichnisse.


Eine Ausschreibung ist kein Verfahren zur Ermittlung des niedrigsten Preises, sondern ein Prozess zur Optimierung der zu erbringenden Dienstleistung. Unser Ziel ist es, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen dem geforderten Reinigungsergebnis und dem Reinigungszyklus zu ermitteln. Hierbei sind insbesondere die anzuwendenden Wertungskriterien (z.B. Qualität, Zweckmäßigkeit, Service, Umwelteigenschaft) und die zu bewertenden Leistungsmaße (m²-Leistung pro Stunde und Mitarbeiter/in) zu berücksichtigen, die je nach Objekt individuell verschieden und den Wünschen des Auftraggebers entsprechend anzupassen sind (z.B. Reinigungsintervalle, Raumgruppen, Frequentierung, Verschmutzungsgrad, anzuwendende Reinigungstechnik). Vor der Festlegung der individuellen Leistungsmaße als Prüfungsmaßstab müssen alle objektiven und subjektiven Einflussfaktoren beachtet und einbezogen werden. Dieser Aufwand zahlt sich bei der späteren Wertung und Auftragsdurchführung aus und sichert ein vergabekonformes Verfahren, da der angebotene Preis in keinem offenbaren Missverhältnis zur angebotenen Leistung stehen darf.

Je nach den festgestellten und für das Objekt notwendigen Anforderungen werden entweder die bereits vorhandenen Leistungsverzeichnisse optimiert oder Leistungsverzeichnisse neu erstellt. Zudem erfolgt eine Vorkalkulation auf Grundlage der ermittelten Fläche und den finalen Leistungsverzeichnissen.

Ausschreibung - Erstellung und Durchführung.


Je detaillierter und transparenter eine Ausschreibung ist, umso aussagekräftiger und vergleichbarer sind die Angebote, aus denen Sie als Auftraggeber wählen können. Nach ausführlicher Erstellung bzw. Optimierung der Leistungsverzeichnisse auf Basis der anzuwendenden Wertungskriterien und zu bewertenden Leistungsmaße werden von uns die entsprechenden Ausschreibungsunterlagen nach den gesetzlichen Vergabevorschriften gefertigt und versandt. Zudem werden die notwendigen Begehungen der Objekte mit den jeweiligen Bietern durchgeführt und sämtliche Rückfragen seitens der Bieter durch uns umfassend betreut.

Angebotsauswertung gemäß Mindestlohngesetz im Gebäudereiniger-Handwerk und Vergabeempfehlung.


Für die Auswertung der Angebote ist ein fundiertes Wissen im Bereich Kalkulation und Leistungswerteermittlung im Gebäudereiniger-Handwerk unerlässlich.

Die eingegangenen Angebote werden von uns gemäß der Vergaberichtlinien auf inhaltliche und formelle Mängel, auf Eignung der Bieter und auf die inhaltliche Angemessenheit der Preise überprüft. Insbesondere werden die Stundenverrechnungssätze auf Einhaltung der tariflichen und gesetzlichen Vorgaben (Mindestlohngesetz, AentG, Empfehlungen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit), der gestellten Anforderungen und auf Nachvollziehbarkeit kontrolliert. Die eingereichten Bieterunterlagen werden durch eigene Systematiken und Schemata bewertet. Bei Zweifel an der Auskömmlichkeit des angebotenen Preises wird der Bieter dazu aufgefordert, diese auszuräumen, um einen Ausschluss zu vermeiden. Der Zuschlag muss auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt werden, das sich nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis bestimmt und von uns anhand der festgelegten Zuschlagskriterien mittels Punktesystem ermittelt wird. Sie erhalten von uns eine finale Zusammenfassung der Auswertung und eine entsprechende Vergabeempfehlung.

Oft machen Auftraggeber den Fehler, Vergabeverfahren ausschließlich anhand des Preises zu vergeben. Viele Gebäudereinigungsdienstleister geben daher ein möglichst kostengünstiges Angebot im Bereich des geforderten Leistungsrahmens ab, ohne die gewünschte Qualität erreichen zu können oder die Stundenverrechnungssätze werden so niedrig berechnet, dass bei tarifkonformer Entlohnung keine Kostendeckung erreicht werden kann. Zu beachten ist jedoch, dass Verstöße des Reinigungsdienstleisters gegen den Mindestlohntrarifvertrag, durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls mit hohen Bußgeldern (bis zu € 500.000,00) und Freiheitsstrafen geahndet werden. Diese Bußgelder und Strafen gelten auch für Auftraggeber, die die Reinigungsdienstleistungen zu Niedrigstpreisen vergeben. Der Auftraggeber hat bereits im Rahmen der Ausschreibung die gesetzliche Verpflichtung, die Einhaltung der geltenden Mindestlöhne aktiv zu kontrollieren.

Controlling - Prüfung der Einhaltung von Vorgaben beim ausführenden Dienstleister.


Während der Vertragslaufzeit mit dem von Ihnen beauftragten Reinigungsdienstleister stehen wir Ihnen für die Überprüfung der Einhaltung des Leistungsverzeichnisses, der Qualitätsvorgaben und des Tariflohns zur Verfügung. Somit besteht für unsere Kunden die Möglichkeit, Risiken und Mängel auch während der Auftragsdauer bewerten zu lassen. Bis zu zwei kostenlose Prüfungen vor Ort (auf Abruf) sind bereits Bestandteil unseres Serviceangebots, wenn Sie die komplette Ausschreibung durch uns betreuen lassen.